BANCO DE INVERSIÓN Y COMERCIO EXTERIOR

CIRCULAR MODIFICATORIA N° 1 SERVICIO DE GUARDA DE ARCHIVOS FISICOS E INTANGIBLES 1. Se modifica el calendario para el envío de las propuestas: ENVIO DE PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS Hasta el día 25/08/2021 todo el día hasta las 23.59 hs APERTURA OFERTA – TECNICA El día 26/08/2021 a las 14 hs. APERTURA OFERTA – ECONOMICA Se informará al momento de comunicar el dictamen técnico. 2. A raíz de las consultas recibidas por parte de interesados, se detallan a continuación las respuestas: Consulta 1 Día y horario que tienen previsto para realizar la revisión técnica sobre equipamiento tecnológico del Banco (hardware, software, redes, enlaces de comunicaciones, políticas de seguridad, etc.), procesos y ambientes conexos necesarios para la ejecución del presente proyecto. Respuesta 1 Martes 17 de agosto a las 10 hs. a través de la conexión remota. Solicitar el link a la casilla consultaspublica2@bice.com.ar Consulta 2 ¿Cuál es el alcance que deberá tener la certificación 14001° ¿Validarán el cumplimiento del requisito mediante la presentación de documentación de empresas certificadoras/Profesional matriculado? Respuesta 2 No es obligatorio el certificado ISO 9001-14001 Consulta 3 Alcance (página 19) a) ¿Dónde se deberán cotizar los siguientes servicios detallados en el alcance (hoja 20) ? b) Software como servicio: ¿Qué cantidad de licencias para usuarios estiman requerir como mínimo/máximo durante el plazo de contratación° Respuesta 3 a) Al domicilio de Operaciones del banco, hoy sito en Bartolomé Mitre 836. Se completará en el cuadro de cotización Item 3, 4 y 5 b) Se deberá proveer licencias de uso del software para ilimitados usuarios con la posibilidad de configurar diferentes roles, como por ejemplo rol de usuario de consultas, administrador, aprobador de órdenes de servicios adicionales, auditoría, usuario de área de negocio Operaciones, otros roles de usuarios de otras áreas de negocio, con permisos de acceso y edición que podrán ser configurados dentro del software sin necesidad de intervención del contratista. Consulta 4 ¿Aceptan ofertas alternativas? Respuesta 4 No, se oferta lo que se solicita en el pliego Consulta 5 ¿Dónde se deberán cotizar los costos relativos a la baja del servicio, ya sea por finalización del contrato o por recisión anticipada de cualquieras de las partes? Respuesta 5: Reversión del proyecto. Ver Anexo IV, modificado ITEM 13 Consulta 6 Cláusula cuarta: Alcance del servicio. Apartado “Expurgo y destrucción de elementos físicos y lógicos “, tanto respecto de las cintas de Back ups, documentación física en papel como para la documentación lógica el contrato dice que previo al vencimiento de 10 años, el contratista deberá informar a modo de alerta con 3 avisos que dicho plazo está próximo a cumplirse para proceder a la destrucción. ¿Quién aportará los datos del vencimiento de la documentación/medios magnéticos y archivos digitales requeridos para su cumplimiento? Respuesta 6: Se aportará cuando se envía la documentación para la guarda. Actualmente, cada caja tiene la opción de poner el vencimiento de la documentación contenida en la misma y lo mismo sucede para el servicio digital: se puede colocar el vencimiento mediante plataforma digital para el envió de cajas. Consulta 7: Clausula quinta. Garantías. El BICE notificará de inmediato y por escrito al contratista cualquier reclamación a que hubiere lugar con arreglo a la garantía y el mismo reparará o reemplazará los bienes defectuosos producidos en ocasión de la prestación en servicio en todo o en parte, sin costo para el BICE, dentro del plazo máximo de 15 días hábiles de notificada la reclamación. ¿A qué garantía se refieren en este párrafo? Respuesta 7 Parte 3: La Propuesta de Soporte y Mantenimiento, Garantías. Consulta 8: Clausula decima. Inciso 10.5 Ante rescisión, resolución y/o cualquier situación que pudiera sufrir el contratista por la cual dejara de prestar el servicio requerido o de operar en el mercado, y a fin de asegurar la continuidad de procesamiento, deberá el nombrado informar el procedimiento mediante el cual el BICE y -en su caso- la autoridad que corresponda, pueda obtener los datos, los programas fuentes, los manuales y la documentación técnica de los sistemas que correspondan conforme este contrato y demás documentos suscriptos entre las partes. Asimismo, y en tal caso, el contratista adoptará los recaudos que resulten necesarios a fin de que el BICE pueda utilizar los resultados alcanzados hasta ese momento, asegurando el establecimiento y mantenimiento de un procedimiento que permita la reconstrucción o recuperación de la información. En cuanto a la prestación del software en modalidad servicio, en caso de que la solución provista sea de un empresa tercerizada ¿Cuál es el procedimiento que deberá presentar el adjudicatario? Respuesta 8 Indicado en el punto decimonoveno. Subcontratación Consulta 9: Cláusula décimo primera. Obligaciones y Responsabilidades: a) 11.1 El contratista se obliga a mantener la más absoluta reserva y confidencialidad respecto de todos y cada uno de los datos y/o información que le sean suministrados y/u obtenga del BICE con motivo del presente contrato, atendiendo lo estipulado en Ley de Protección de Datos Personales N° 25.326, sus decretos reglamentarios, normas modificatorias y complementarias, y las que a futuro dicten la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales de la Agencia de Acceso a la Información Pública, y la citada Agencia. Dicha obligación subsistirá aún extinguido el presente contrato. En el supuesto que el contratista violare la presente estipulación, será responsable por la totalidad de los daños y perjuicios que dicho eventual incumplimiento hubiere generado al BICE. ¿cómo se comprobará la eventual violación de información/datos? ¿se verificará judicialmente mediante sentencia firme? b) 11.2 El contratista será responsable por los daños y perjuicios directos que provocare a terceros en sus personas o bienes, derivados de cualquier hecho propio o de las cosas que tiene bajo su cuidado, producidos a consecuencia o en relación con los servicios a su cargo. 11.3. El contratista deberá mantener ajeno de responsabilidad e indemne al BICE, frente a cualquier reclamo que se genere con relación a los daños y perjuicios de cualquier índole que pudieran sufrir terceros como consecuencia y con relación a la ejecución del servicio encomendado. ¿A qué tipo de responsabilidad hacen referencia en estos incisos, contractual y extracontractualmente? ¿Cuál es el límite? Respuesta 9: a) Se entiende que una violación de la seguridad de los datos se produce cuando los datos de los que la empresa será responsable sufren un incidente de seguridad que da lugar a la violación de la confidencialidad, disponibilidad o integridad de los datos. Si esto ocurre, deberán ser informadas, a menos que nosotros como BICE contemos con medidas técnicas y organizativas apropiadas con el fin de evitar posibles violaciones de la seguridad de los datos. La instancia jurídica también puede ser un medida efectiva de comprobación por un tercero (el juez) de alguna clase de violación. Se completa con la Respuesta 10. b) El proveedor deberá mantener indemne al banco frente a cualquier clase de conflicto sin importar cual sea el origen. El limite será mientras se encuentre vigente el contrato que en el futuro deberá firmar el proveedor. Consulta 10: Cláusula decimosexta. Notificación de incidentes de seguridad. ¿Podrán indicar cómo juegan las hipótesis detalladas en los supuestos de caso fortuito o fuerza mayor? Respuesta 10: Todo incidente de ciberseguridad, que ocurra por factores externos o internos del proveedor, debe ser analizado e informado al BICE, mas propiamente al sector de Seguridad Informática. Las dimensiones que tienen un impacto en este tipo de ciber incidentes son anomalías en la confidencialidad, integridad, o disponibilidad de la documentación guardada/digitalizada. En caso de no poder dimensionar el impacto debe notificarlo para que el BICE participe del análisis. Consulta 11: Nos encontramos en la presente licitación, con nuevos requisitos solicitados en el pliego de los cuales cinco de los veinticinco requisitos, no se ajustan en forma exacta a nuestro cumplimiento. Asimismo nos encontramos que indican en la base del cuadro de la página 6 que es condición para pasar a la etapa de evaluación económica cumplir con el 100% de los 25 ítems. Por favor confirmar si con la información que indicamos a continuación, no será un impedimento para ganar la presente licitación en el caso que nuestros precios sean competitivos para el BICE (Ver Requisitos 1 al 5 que se indican a continuación). a) Requisito 1. Normativa NFPA 1600: La norma NFPA 1600 es una norma Americana. Nuestra Empresa supera todos los requisitos de las normativas locales, lo cual puede evidenciarse con la documentación que adjuntaremos con los Indices del Business Continuity Plan (BCP), Disaster Recovery Plan (DRP), Plan de Prevención de Incendios (PPI) y Plan de Acción ante Emergencias (PAE). Con la alternativa adicional de presentarle al representante tecnico de BICE estos documentos en nuestras instalaciones, siempre y cuando se cumplan todos nuestros estrictos protocolos de visita en el marco de la situacion actual Covid-19. Confirmar si lo mencionado (que es información confidencial, pero que estaríamos disponibilizando al Banco), permite cumplir el requisito para poder obtener el 100% de calificación. b) Requisito 2. NFPA 72: Superamos la normativa local aplicable para los fines de esta norma. Todo el sistema de protección contra incendio (Detección: Vesda; Extinción (rociadores in rack); Central de alarmas; Sistema de señalización; etc) podemos evidenciarlo con las habilitaciones del GCBA y/o Municipalidad habilitante en los establecimiento de guarda. Asimismo podremos sumar una visita adicional por parte de un representante técnico de BICE donde podrán evidenciar nuestras normas de seguridad en cada una de nuestras instalaciones. Para esta visita es requisito que se cumplan todos nuestros estrictos protocolos vigentes en el marco de la situacion actual Covid-19. Confirmar si lo mencionado (que es información confidencial, pero que estaríamos disponibilizando al Banco), permite cumplir el requisito para poder obtener el 100% de calificación requerida para participar. Respuesta 11 a) La normativa tiene que cumplir con el requerimiento del pliego o superior. b) La normativa tiene que cumplir con el requerimiento del pliego o superior. Consulta 12 Requisito 3b. Racks (estanterías y bastidores): Respecto de los racks contamos con un sistema de rack pesado con estantería llamada “Panch Deck” con perforaciones especiales en cada una, las cuales se combinan con el sistema de extinción para generar un% mayor de efectividad en el proceso de extinción. Este sistema de rack, supera ampliamente la normativa local. Asimismo, podremos sumar una visita adicional por parte de un representante técnico de BICE donde podrán evidenciar nuestro sistema de racking (última tecnología a nivel mundial implementada en nuestras instalaciones en Argentina). Para esta visita es requisito que se cumplan todos nuestros estrictos protocolos vigentes en el marco de la situacion actual Covid-19. Confirmar si al evidenciar por parte del Banco, la calidad de nuestras estructuras de racks que son de última generación, (con características técnicas confidenciales), nos permitiría cumplir con el requisito para poder obtener el 100% de calificación requerida para participar Respuesta 12 La normativa tiene que cumplir con el requerimiento del pliego o superior. Consulta 13 Requisito 4a. ISO 9001-14001: Nuestra empresa no certificó la presente, dado que se trata de una norma de calidad administrativa genérica. Sí cumplimos con las Normas internacionales de ARMA referidas a las mejores prácticas de la gestión de la información a nivel mundial. Asimismo cabe aclarar que nuestra compañía a nivel global es parte del comité redactor de las mismas. Sí nos encontramos certificados en la norma ISO 27001 referida a la seguridad de la información. Confirmar si con lo detallado cumplimos con el requisito para poder obtener el 100% de calificación requerida para participar. Respuesta 13 No es obligatorio el certificado ISO 9001-14001 Consulta 14: Requisito 4b: Respecto de la 14001:2004, no aplica directamente a este servicio, porque no generamos un impacto ambiental. Confirmar si con lo detallado cumplimos con el requisito para poder obtener el 100% de calificación requerida para participar. Respuesta 14 No es obligatorio el certificado ISO 9001-14001 Consulta 15 Requisito 5. Certificación INTI: No es un requisito para nuestra industria. Confirmar si con lo detallado cumplimos con el requisito para poder obtener el 100% de calificación requerida para participar. Respuesta 15 No es un certificado obligatorio. Consulta 16 Pagina 6 “Propuesta Técnica” Por favor indicar a que hace referencia “Ajuste a estos TDR” a) Por cada actual proveedor Indicar: si las cajas a mudar, ¿poseen una base de datos estructurada y unívoca que permita asociarla a su número de caja para migrar la información existente de manera lógica a nuestro sistema de administración de archivos? b) Por cada actual proveedor indicar: ¿las cajas a mudar poseen Código de barras? De poseerlo indicar si vendrán asociados al rotulo de la base de datos que recibiremos c) Por cada actual proveedor indicar: ¿Las cajas a mudar poseen Código de barras? De poseerlo indicar si vendrán asociados al rotulo de la base de datos que recibiremos d) Por cada actual proveedor indicar: Todo el inventario de Guarda Física ¿será administrado por caja? O ¿también se requerirá que una parte se administre por legajo? e) Por cada actual proveedor indicar: De requerir que parte del inventario sea administrado por legajo indicar: ¿Qué cantidad de cajas seran adminsitradas por legajo? - ¿En el proveedor actual ya se esta adminsitrando por unidad de legajo? - En el caso de que ya se este adminsitrando por legajo, ¿poseen una base de datos estructurada y univoca que permita asociar el número de legajo a la caja contenedora para luego poder migrar la información existente? Respuesta 16 Actualmente para las cajas que fueron digitalizadas, contamos con la referencia de la documentación. Para la guarda de documentación física, cada sector posee una planilla con el contenido. Las cajas están rotuladas con código de barra. Se administra por legajo y por caja. Y desde la digitalización esta la base para asociar el numero del legajo a la caja contenedora. Consulta 17 Por cada actual proveedor indicar: a) ¿La digitalización (scanning) de documentación es solamente a demanda o también hay flujo recurrente? b) Para la digitalización a demanda: ¿Qué volumen mensual de legajos deberán ser procesas? ¿Que volumen mensual de imágenes estiman? ¿Las imágenes se deben subir al software o se envían por otro medio? c) Para cada tipo documental, aclarar: -Volumen mensual de legajos -Agrupamiento de los legajos (carpetas con/sin nepacos, folios, ganchos, etc.) -Promedio de hojas por legajo -Porcentaje hojas a procesar doble faz -Detallar campos a indexar (aclarar cantidad de dígitos por campos) d) ¿Que cantidad de usuarios es requerida para ECM? e) Teniendo en cuenta los 150 GB para el comienzo de la prestación del servicio, ¿cual sería la cantidad mensual a contemplar para el crecimiento? Respuesta 17 a) Será a demanda, en caso de necesitar b) En este momento se está desarrollando el gestor documental del banco, no poseemos estimación de volumen a futuro, la idea es que quede todo en el banco pero que el proveedor cuente con este servicio. c) ver respuestas anteriores d) ver respuestas a y b e) ver respuestas a y b Consulta 18 Respecto del Gestor de imágenes detallar: a) ¿Que tipo de flujos de trabajo requieren? b) ¿La configuración podría realizarla el proveedor a pedido del cliente? c) ¿Se deben aplicar reglas de negocio que modifiquen el flujo? d) En caso de aplicar reglas de negocio, por favor detallar cuales serian° e) Detallar las funcionalidades requeridas para el Sofware de Gestion f) Detallar los requisitos tecnicos a cumplir (tipo de acceso, políticas de seguridad, etc g) ¿El cliente debería poder subir sus propios archivos al Sofware de gestión? h) ¿El cliente debería poder editar ciertos campos de indexación? Respuesta 18 En este momento se está desarrollando el gestor documental del banco, no poseemos estimación de volumen a futuro, la idea es que quede todo en el banco pero que le proveedor cuente con este servicio En principio deberíamos poder subir documentación directamente y poder editar campos de indexación Consulta 19 Pagina 23 “Documentación Lógica de Archivos Digitales a) ¿Esto aplica para la parte de consultas de la Base de Datos de legajos físicos o para la parte del Administrador de Contenidos de imágenes también? b) En caso de aplicar para el Administrador de Contenidos de imágenes, detallar que tipo de reporten requieren Respuesta 19 a) Se aplica para el legajo completo. b) N/A Consulta 20 Página 42 - Planilla de Cotización Item 3: - Aclarar en estas dos líneas de cotización el detalle que es requerido cotizar: 1° Año de Prestación del Servicio: Unidad de Medida 12 meses: a) Indicar si en la Columna Precio Unitario SIN IVA, debe cotizarse el valor unitario de la caja en custodia mensual multiplicado por 12 meses SIN IVA b) Indicar en la columna “Subtotal Sin IVA” por qué volumen debe multiplicarse el precio unitario SIN iva indicado en el punto A. De no haber comprendido correctamente la forma en la que requieren que coticemos, por favor dar un ejemplo completo de cómo debería presentarse este punto y qué abarca exactamente. c) Item 4: Teniendo en cuenta que la inflación del 2° y 3° año no es predecible, ¿cómo estiman que podremos cotizar estas dos líneas?. Si lo hacemos con un estimado y quedamos debajo de la inflación, ¿podremos considerar el ajuste de acuerdo a la apertura de costos que presentemos? Se solicita eliminar las líneas 4 y 5 las que se ajustarían anualmente de acuerdo a los índices de la apertura de costos que presente el adjudicatario. Respuesta 20 a) Se debe incluir y detallar el servicio total por los 12 meses y tomar el precio unitario de cada producto que requiere b) Según la columna 3 – cantidad c) En caso de que la inflación supere el monto estimado del año 2° y 3°, será revisado según el art 43 de la Política de Compras y Contrataciones Artículo 43 – Renegociación Financiera de Contratos En los contratos con plazo de ejecución prolongada, superior a doce (12) meses, cuando por causas no imputables a las partes se produjesen alteraciones significativas en los precios, si el contratista lo solicita, se puede renegociar el monto del contrato. La negociación está destinada exclusivamente a actualizar el valor real de los costos sufridos por el proveedor a fin de asegurar debidamente la efectiva ejecución del contrato suscripto, y procede sólo respecto de la parte faltante de ejecución de las órdenes de compra o contratos, desde el momento en que el proveedor realice la solicitud al Banco y se configuren los supuestos previstos en el artículo siguiente. No es aplicable el presente procedimiento para las ofertas cotizadas en moneda extranjera, o cotizadas con una alícuota variable en función de valores de referencia. Al momento de realizar la renegociación financiera, es deducido del monto global de la oferta, el porcentaje otorgado en carácter de “Anticipo” que, en su caso, hubiera sido abonado. En el caso de las obras, servicios o provisiones que no se ejecutasen en el momento previsto en el contrato por causas que sean imputables exclusivamente al adjudicatario, las mismas se liquidan con los precios correspondientes a la fecha en que debieron haberse cumplido de acuerdo con el contrato, sin perjuicio de las penalidades que pudieren corresponder. Consulta 21 Teniendo en cuenta que se están licitando 3 tipos de servicios distintos, y para una mayor transparencia a la hora de generar las facturas por parte del proveedor y luego para controlar las facturas por parte del Banco, se solicita separar los servicios en el cuadro de Cotización en: 1. Custodia de archivos (cajas con documentos) 2. Custodia de Medios 3. Digitalización Respuesta 21 Facturación tiene que ser por ITEM según la planilla de cotización Consulta 22 En lo referido a la tabla de: a) Custodia de archivos (documentos): Por favor incluir en esta nueva tabla de cotización todos los ítems que correspondan al servicio de custodia de archivos (documentos), items 5 y 6 de la tabla de precios, y sumar los siguientes ítems faltantes, que pueden ser necesarios para operar, y que podrán ser solicitados por el Banco a demanda de sus necesidades: - Transporte Entrega - Transporte Retiro - Transporte Entrega de Materiales - Entrega de Caja - Retiro de Caja - Sistematización por Caja - Baja de Inventario por Caja - Consulta en Planta Si van a utilizar la modalidad de administración por legajo, por favor incluir también: - Entrega de legajo - Retiro de legajo - Sistematización (inventariado) de legajo Respuesta 22 Incluir todos los servicios dentro del ITEM 3 de la planilla de cotización, si corresponde al servicio normal y habitual. Consulta 23 En lo referido a la tabla de: 2. Custodia de medios en sala ignífuga: Por favor incluir en esta nueva tabla de cotización todos los ítems que correspondan al servicio de custodia de medios (Item 4 y 7), y sumar los siguientes ítems faltantes, que pueden ser necesarios para operar, y que podrán ser solicitados por el Banco a demanda de sus necesidades: - Transporte Entrega - Transporte Retiro - Transporte Entrega de Materiales - Entrega de medio - Retiro de medio - Sistematizacion por medio - Baja de Inventario por medio - Etiqueta de código de barras para medios Respuesta 23 Incluir todos los servicios dentro del ITEM 3 de la planilla de cotización, si corresponde al servicio normal y habitual. Consulta 24 Confirmar si la adjudicación podría ser realizada a una o más empresas Respuesta 24 Se realizará la adjudicación a 1 sola empresa. Consulta 25 Se solicita recibir las respuestas con al menos 96hs. hábiles de antelación a la apertura de la licitación. Asimismo solicitamos tengan a bien concedernos la posibilidad de repreguntar, si alguna de las respuestas recibidas no es suficientemente clara. Se solicita por favor mantener el plazo de 96hs. hábiles desde la última respuesta recibida hasta la fecha requerida de la presentación de las propuestas. Respuesta 25 Se modifica según el nuevo cronograma, informado anteriormente. LAS PLANILLAS DE COTIZACIÓN A UTILIZARSE PARA COTIZAR SON LAS APORTADAS EN ESTA CIRCULAR PUDIENDO DESCARGAR LOS MODELOS EN EL SITIO WEB DE BICE SA https://www.bice.com.ar/concursos-y-licitaciones/ La presente Circular pasa a formar parte integrante del Pliego de Bases y Condiciones FDO. LORENA ELIZABETH CATTEDRA JEFE DIVISIÓN COMPRAS Y CONTRATACIONES BICE SA Anexo IV Planilla de Cotización LICITACIÓN PUBLICA N° 2/2021 Quien suscribe …………………………………………………. DNI ………………………. en representación de la firma …………………………………………….CUIT N° ………………………… con domicilio en ……………………………………………………..Provincia ……………………, constituyendo domicilio electrónico a los efectos de las respectivas notificaciones en …………………………………., teléfono de contacto …………………………………………., tras haber examinado estos documentos de Especificaciones Técnicas, inclusive los anexos de la presente Licitación, cotizamos según el siguiente detalle: A. Inicio (configuración) y Prestación del Servicio Normal y Habitual

PRECIO TOTAL DEL SERVICIO PARA LA PRESTACION REFERIDA EN LOS ITEMS 1, 2, 3, 4 Y 5 EN LETRAS (solo dos decimales) ………………………………….………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………..……………. …………………………………………………………… FIRMA ACLARACIÓN y CARGO/PODER/REPRESENTACIÓN Anexo IV Planilla de Cotización LICITACIÓN PUBLICA N° 2/2021 B. Conceptos Adicionales al Servicio Normal y Habitual Estos bienes, cosas y servicios serán requeridos por el BICE mediante expresa solicitud de la prestación de los mismos por medio de los responsables designados para tal fin. Son conceptos adicionales y deberán ser facturados por el adjudicatario en forma adicional luego de la prestación efectiva en respuesta a cada solicitud. (**) Incluye proceso de dasarmado, indexación por campo (metadata), preparación para la digitalización, restaurado y logística del traslado de las cajas desde el origen hacia el destino. ……………………………………………………………………. FIRMA/ ACLARACIÓN y CARGO/PODER/REPRESENTACION

e. 13/08/2021 N° 56938/21 v. 13/08/2021